MARCO TEORICO
· ¿Qué es un proyecto?
Es necesario antes de comenzar a hablar de la administración de proyectos definir lo que realmente es un proyecto. Existen varios autores que han brindado aportes en el campo de la administración de proyectos y enunciados propios de lo que es un proyecto, como por ejemplo Jairo Díaz Murcia, Ángel Díaz Martin, Norberto Perna, Robert Graham y Randall Englund, Rita Mulcahy, Tony Johnson, así como James Lewis. Dentro de esta variedad de autores, el autor de este artículo ha investigado y recurrido a algunos otros expertos en el tema de la administración de proyectos, para mostrar al lector la opinión que ellos aportan en el tema de proyectos. Como parte de la investigación, se rescatan algunas de definiciones importantes como enunciados que aclaran de buena forma el concepto de proyecto. Entre ellas se destacan las siguientes cinco:
- Caper Jones, un especialista en metodologías de ingeniería de software, define lo que es un proyecto como: “una determinada implementación de software satisfaciendo un conjunto coherente de requisitos preestablecidos por los ámbitos de negocios y técnicos”.
- Según Gabriel Baca, un proyecto es: “la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendente a resolver, entre muchas, una necesidad humana”
- Para Ted Klastorin, profesor e investigador en el área de la administración de proyectos, indica que “un proyecto se puede ver como un conjunto bien definido de tareas o actividades que deben realizarse para cumplir las metas del proyecto”
- Para Yamal Chamoun, fundador del capítulo de PMI en México y con gran experiencia en la administración de proyectos, define un proyecto como: “un conjunto de esfuerzos temporales, dirigidos a generar un productoo servicio único”.
- Según Clifford Gray, “un proyecto es un esfuerzo complejo, no rutinario, limitado por el tiempo, el presupuesto, los recursos y las especificaciones de desempeño y que se diseña para cumplir las necesidades del cliente”.
En general, se puede determinar que los proyectos constan de un tiempo bien definido, desde que se inicia hasta que se logra terminar la última tarea o evento, aunque este tiempo no siempre es exacto. Además, un proyecto cuenta con una serie de tareas y actividades que se definen para cada uno, y son las que se buscan alcanzar. Una característica importante que tienen los proyectos es que se enfocan en lo que se conoce como el triángulo de la administración de proyectos. Este triángulo se compone de tres aristas, las cuales corresponden al tiempo, el costo y el alcance.
En concreto, el concepto de este triángulo se relaciona con que desde que comienza el proyecto es importante tener claro cuál es el alcance, el tiempo necesario para llevarlo a cabo, y el costo asociado con los recursos presupuestos para poderlo completar. Hay que tomar en cuenta que no todos los proyectos son iguales, de ahí su grado de complejidad e incertidumbre al llevarse a cabo.
Resumiendo, y como bien lo explica el PMBOK5, un proyecto es: “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.
En sí, esa es la esencia al llevar a cabo un proyecto, producir un resultado único (que se desarrolla progresivamente), que se da en un cierto periodo de tiempo, y que tiene como finalidad lograr la satisfacción de una necesidad o demanda del mercado, el aprovechamiento de una oportunidad, o por un evolución tecnológica.
· Ciclo de vida en los proyectos
Una vez definido el concepto de proyecto, hay que tomar en cuenta que para llevarse a cabo, un proyecto requiere de contar con un ciclo de vida que le guíe en el camino de su implementación. Los ciclos de vida ayudan a los administradores de proyectos a determinar las fases generales con las que contará el proyecto a desarrollar. Les permitirá además, contar con puntos de control durante el proyecto que les darán una mejor evaluación del progreso, desde que se inicia hasta que se termina el proyecto.
Un ciclo de vida de un proyecto corresponde a una colección de fases que tradicionalmente se llevan a cabo de manera secuencial, en donde el nombre y cantidad serán determinados de acuerdo a las necesidades propias de la organización(s) involucrada en el proyecto. Representa las fases por las que típicamente pasa un proyecto, y se caracteriza porque en cada fase se produce normalmente un entregable (hito) que será revisado y aceptado de acuerdo a los criterios de aceptación definidos previamente, y por las personas asignadas para realizar este tipo de validación y control.
Asociado a los ciclos de vida, se encuentran los llamados cinco procesos en el desarrollo de proyectos. Los procesos que se listan a continuación son parte de la guía PMBOK mencionada anteriormente.
1. Inicio: establece el qué del proyecto (objetivos, justificación, restricciones y supuestos).
2. Planeación: responde al cómo hacerlo (estrategias para llevar a cabo el proyecto).
3. Ejecución: donde se lleva a cabo el plan según lo planeado.
4. Control: busca determinar si hay alguna varianza entre lo que se planeó y lo que realmente está sucediendo en el proyecto.
5. Cierre: representa realizar un cierre adecuado del proyecto. Hay 2 tipos de cierres recomendados: el contractual y el administrativo.
· ¿Por qué administrar proyectos?
La administración de proyectos ha dejado de ser aquella labor que se realizaba en las organizaciones para trabajos ocasionales, a convertirse en una manera común de llevar acabo sus proyectos. En sí, la teoría de administrar provee una gran cantidad de ramificaciones que la componen, por lo que el autor ha tratado de enfocarse en algunas de ellas, con el fin de exponer bajo su enfoque, aquellas áreas de conocimiento y procesos principales que caracterizan este amplio campo de estudio.
Los proyectos son realizados por personas y tienen intereses organizacionales. Incluso, de acuerdo al tipo de estructura organizacional6 que se tenga, tendrá que ver en cómo se desarrollará y se organizará el proyecto. Los llamados Stakeholders o involucrados del proyecto, tienen que ver con cualquier individuo u organización que están relacionados con el proyecto.
Algunos ejemplos de ellos son: el gerente o administrador del proyecto, el cliente, el patrocinador, los miembros del equipo o algún ente organizacional, entre otros. Es importante que el administrador del proyecto negocie y administre las influencias de los demás participantes del proyecto, con la idea de equilibrar los intereses que cada uno tiene en el proyecto.
La necesidad de poder administrar los proyectos requiere poder gestionar de manera eficiente todos los temas que enmarcan la administración de proyectos como tal. Los números del Standish Group mencionados al inicio de este artículo, ponen en evidencia la necesidad de poder aumentar el porcentaje de proyectos que sean finalizados en el tiempo y costo planificado, y alcanzando las funcionalidades requeridas.
Con el paso del tiempo, en el campo de la administración de proyectos la aparición de métodos, técnicas, herramientas y habilidades ha colaborado con el crecimiento de esta gran rama de estudio. La idea de poder satisfacer las necesidades de los clientes, o satisfacer una nueva demanda del mercado, se enmarcan como factores que han impulsado ese aumento en lograr completar proyectos exitosamente.
· Instituto para la Administración de Proyectos (PMI)
El Instituto para la Administración de
Proyectos (PMI7 -Project Management Institute-por sus siglas en inglés) representa a una organización no lucrativa que desde 1969 ha venido trabajando e impulsando a nivel mundial la administración de proyectos. El PMI es una organización internacional que actualmente tiene alrededor de 314,700 miembros y
171 países en todo el mundo8. Este instituto se caracteriza por realizar un proceso de educación continua en el tema de proyectos, donde se destacan la realización de seminarios y talleres, y su proceso de certificación basado en el PMBOK.
La estructura en cómo está organizado este instituto promueve la expansión que ha tenido desde su creación. El PMI no solo es una organización internacional radicada en Estados Unidos, sino que también, ha ido creando los llamados “chapters” o capítulos en los 171 países alrededor del mundo. Es así, por ejemplo, que en Costa Rica se cuenta con el PMI capítulo Costa Rica, en México con el PMI capítulo México, y así respectivamente en cada uno de los países afiliados al PMI. Según Rodolfo Argüello Rodríguez, presidente del capítulo Costa Rica, a julio del 2010 existen un total de 217 personas afiliadas a este capítulo.
Esa idea del PMI de impulsar en todo el mundo la aplicación de la administración de proyectos se fundamenta en que para administrar proyectos se requiere de una serie de habilidades, técnicas, herramientas y conocimientos propios del área de proyectos. Es por eso que el PMI realiza una serie de aportaciones entre las que están:
- El PMBOK.
- La certificación PMP.
- Otras certificaciones como CAPM, PMI-RMP, PMI-SP y PgMP.
- Congresos anuales sobre administración de proyectos.
- Estándares OPM3 (Programa, Portafolio y Madurez Organizacional).
- Educación continua de la profesión de administración de proyectos.
PMI se ha distinguido a nivel de todo el mundo, por ser un referente en lo que a la disciplina de la administración de proyectos se refiere, desde hace más de 40 años.
· Áreas de conocimiento
Se han identificado por medio del PMI un total de nueve áreas de conocimiento que aplican en la administración de proyectos. Las mismas se explican en la sección III del PMBOK, que va de los capítulos 4 al 12 de esa guía. Para Yamal Chamoun, estas nueve áreas se pueden resumir de la siguiente forma:
Cada una de estas áreas consiste en una serie de procesos relacionados con la dirección de proyectos, definiendo para cada una de las nueve áreas una estructura de: entradas, herramientas y técnicas y salidas. El objetivo de este ensayo no busca ampliar en detalle cada una de ellas, pero si tiene como finalidad que se den a conocer brevemente, y que con el apoyo de la guía PMBOK, se pueda invitar al lector estudiar más a fondo cada una de estas áreas.
La estructura de este artículo está orientada mayoritariamente a dar a conocer los procesos, las áreas de conocimiento, las opciones de capacitación y el valor que se obtiene al administrar proyectos adecuadamente, pero sin dar detalle de cómo o en qué casos utilizarlas.
· La certificación PMP
El PMI ha venido desde 1984 implementando la certificación PMP (Project Management Professional- por sus siglas en inglés) como un medio para acreditar, y además reconocer, a aquellos profesionales que se han preparado y demuestran tener no solo el conocimiento, sino también la experiencia en el ámbito de la administración de proyectos.
Esta certificación sustenta a los empleadores, clientes y equipos de proyecto, a que el administrador de proyectos que la posee, cuenta con la gestión del conocimiento del proyecto que realiza, la experiencia y las habilidades requeridas para dirigir el proyecto con éxito y llegar a cumplir sus objetivos.
Muchos se preguntarán ¿Por qué buscar una certificación de este tipo? Las respuestas a esta interrogante se pueden sintetizar así:
- La certificación PMP es una certificación reconocida mundialmente.
- El ser un profesional certificado PMP le ayudará a administrar mejor sus proyectos.
- El ser un profesional certificado PMP le ayudará a crecer profesionalmente de manera más rápida, y además a obtener mejores puestos.
- La certificación PMP brinda un marco de referencia para estandarizar los requerimientos para administrar proyectos.
- A nivel organizacional, se obtienen beneficios tales como: credibilidad, mejora constante en el manejo de los proyectos, uso de técnicas y herramientas con un máximo provecho.
- El ser un profesional certificado PMP le generará mejores ingresos producto de su trabajo.
- Una certificación PMP permite que el salario de una persona certificada sea mejor. PayScale.com, organización líder a nivel mundial en el tema de los salarios, tiene una de las bases de datos en línea más grandes, que contiene datos relacionados con el salario de empleados pertenecientes a diferentes tipos de industrias y roles de trabajo. Según el último estudio actualizado por esta firma el pasado 9 de julio de 2010, el rango salarial anual de empleados estadounidenses que poseen una certificación PMP es el siguiente:
Sin duda alguna, el poder contar con una certificación en el área de la administración de proyectos le brinda a quien la adquiera una serie de posibilidades para crecer profesionalmente. Cada día que pasa, el mercado se vuelve más competitivo y las empresas demandan personas mejor preparadas académicamente y con experiencia para manejar proyectos.
Es posible también que muchas organizaciones tanto del sector público como el privado, estén empezando a invertir en la utilización de buenas prácticas para administrar proyectos, por lo que una certificación en esa área toma aún más valor.
Según datos del PMI, el desarrollo de la profesión de la administración de proyectos ha venido en gran aumento desde 1997. El unirse al PMI y ser un PMP, demuestra que día a día se está dedicado a hacer uso de mejores prácticas en pos de obtener resultados más satisfactorios y se tiene un compromiso más serio por el desarrollo profesional y personal.
Este crecimiento se puede apreciar en la figura 3, donde se muestra la cantidad de personas que son miembros del PMI y a la vez tienen la certificación PMP, permite ver la cifra de personas que son solo PMP´s, y quienes son sólo miembros del instituto.
Es evidente que la búsqueda de una mejor preparación en el área de la administración de proyectos en los últimos años es una realidad. La necesidad de contar con información, estándares, servicios y oportunidades queda de manifiesto con estas cifras que son brindadas por el PMI, institución referente en esta área.
· Valor que se obtiene de administrar proyectos
Es importante resaltar cuál es el valor que se obtiene de administrar proyectos de manera efectiva, con la idea de minimizar las razones que impactan negativamente los proyectos y los llevan a no cumplir con sus expectativas planificadas de alcance, tiempo y costo.
El valor que se obtiene de realizar una adecuada administración de proyectos recae en que al hacerlo se cuenta con una garantía para el proyecto al seguir un proceso formal de administración. Esto, se puede traducir por ejemplo, en los presupuestos que se generan de los costos de proyectos, donde por medio de la administración formal de un proyecto, se pueden realizar estimaciones más ajustadas a la realidad del proyecto, lo que representa un gran beneficio para el proyecto. Considero además, que administrar proyectos de manera efectiva ayuda a minimizar los riesgos que presentan los proyectos, mejorar la rentabilidad de la organización, así como lograr obtener el máximo provecho de las buenas prácticas existentes, basadas en la industria y el estado del arte.
El valor de administrar proyectos se fundamenta en que al hacerlo efectivamente se ayuda al cumplimiento de las metas y los objetivos que la empresa se propone con los proyectos.
Con respecto al tema de influencia organizacional existen influencias de parte de las organizaciones en lo que respecta a la administración de proyectos. Los principales aspectos son:
El clima organizacional que provee una empresa para que quienes trabajan en ella tengan un ambiente de trabajo propicio para laborar con un buen desempeño, motivados y bajo un entorno laboral adecuado.
En el caso de la estructura organizacional, los entrevistados concuerdan en que sí hay una influencia directa, ya que depende de si se tiene una estructura organizacional funcional, por proyectos o matricial, así se encaran los proyectos de acuerdo a las características propias de cada una de ellas. Además, puede que si la organización es de corte conservador, se prefieran desarrollar proyectos de bajo riesgo.
Se ve también la influencia en que una empresa debe de tomar muchas veces en cuenta su medio para adaptarse a él para poder sobrevivir, lo que produce que los proyectos deban continuar con esa adaptación para lograr alcanzar sus objetivos.
No se puede dejar de lado que en toda organización hay presencia de intereses políticos, económicos, competencias internas entre departamentos que pueden producir conflictos que se tienen que corregir. Inclusive, pueden existir organizaciones en las que se cuente con valores o principios que apoyen la administración de proyectos (uso de procedimientos, metodologías, técnicas, etc.), pero hay organizaciones que debido a ciertas presiones, terminan recomendando no utilizar ninguna metodología a seguir, excluyendo de su organigrama la llamada Oficina de Gestión de Proyectos (PMO por sus siglas en inglés de Project Management Office).
Según el PMBOK, las influencias de la organización en la dirección de proyectos son:
“La cultura, estilo y estructura de la organización influyen en la forma en la que los proyectos son ejecutados. El grado de madurez de la dirección de proyectos de una organización, así como sus sistemas de dirección de proyectos, también puede influenciar el proyecto.
Cuando en el proyecto participan entidades externas, como resultado de una unión temporal de empresas o de un convenio para un proyecto determinado, el proyecto recibirá la influencia de más de una empresa.”
Es posible ver entonces como la cultura, el clima de la organización, así como los intereses y la estructura organizacional, son factores que tienen una influencia importante en como las organización se desarrollan en el ambiente de la administración de proyectos.
· Éxito y desafíos en la administración de proyectos
Existen varias estrategias que son utilizadas por los administradores de proyectos consultados, que son utilizadas por ellos con la idea de que sus proyectos no fracasen completamente.
La primera intención de todo administrador de proyectos es que el proyecto sea exitoso, basados en cumplir fielmente las expectativas de alcance-tiempo-costo. Sin embargo, puede que el proyecto no se logre completar según las expectativas trazadas, pero si se llega a concluir de buena forma. A continuación, se muestran los factores que según los profesionales abordados, los apoyan para completar proyectos de buena forma.
Cuando se administran proyectos, más allá de eso, un factor a tomar muy en cuenta es poder gestionar a las personas. Es importante tener una certificación y posiblemente mucha experiencia, pero hay que algo que valorar, y es que al final el proyecto está compuesto por personas. Hay que saber tratar con el ego de las personas. Por más que se apliquen todos los conocimientos (costo, tiempo, programación, etc.), y una persona a propósito hecha a bajo el tiempo estimado para una o varias tareas, el objetivo podría no verse alcanzado. Es importante por eso trabajar en el manejo del equipo, conocer sobre cada uno, motivarles y reconocerles su trabajo y la responsabilidad que estos tienen en sus manos para el éxito del proyecto.
La definición acertada del alcance es otro de los factores que ayudan a completar proyectos adecuadamente. Este punto tiene que ver con la recolección, definición y especificación de requerimientos. Es necesario tener bien claro qué es lo que hay que hacer, quién lo tiene que hacer, cuándo y cómo. Si el cliente pide ABC requisitos, es importante que el administrador del proyecto entienda y comunique lo que el cliente necesita. Por ejemplo, si el cliente pidió ABC, es necesario conocer cómo es que quiere A, cómo B, y cómo C, porque se podrá cumplir con el entregable, pero podría ser que el cliente no esté satisfecho. Hay que considerar también que a veces el cliente quiere lo mismo en menos tiempo, o más funcionalidad al mismo precio, por lo que el administrar correctamente la triple restricción del proyecto (el triángulo mencionado al inicio de este artículo), se convierte en una virtud del administrador para completar exitosamente el proyecto.
De la mano con el punto anterior, es ideal que el administrador posea habilidades de negociación, esto con el fin de que pueda tener una buena relación con el cliente, y optar por una relación ganar-ganar en el momento que se necesite negociar algún requerimiento nuevo, una petición de cambio, o un plazo posterior, por ejemplo. El estilo de liderazgo empleado, el cumplir con las metas y objetivos organizacionales (apoyan la estrategia), conocer acerca de las habilidades de los recursos que se tienen en el proyecto, figuran como características importantes que se deben de considerar para llevar a un proyecto a buen puerto. Generalmente, se considera un proyecto exitoso si se logró realizar en el tiempo, costo, y alcance estimado, por lo que, si se consiguió hacer de esta forma se estaría cumpliendo con los criterios más relevantes. Los últimos tres factores también son necesarios de considerar. Es preciso poner atención al manejo de los riesgos del proyecto (inclusive crear un plan de mitigación) durante todo el proyecto, llevar un adecuado control y seguimiento del progreso del proyecto, y sin dejar de lado que los cambios es necesario administrarlos correctamente, para que no impacten negativamente en el desarrollo y finalización del proyecto según se ha planeado.
Desafíos
Algunos de los desafíos en el tema de la administración de proyectos van ligados con los factores de éxito en los proyectos. Eso sí, hay que considerar que particularmente cada proyecto podría tener sus propios desafíos, y que por ende se deben de manejar diferente.
Los desafíos más importantes según la experiencia adquirida, se centran en mantener el equipo de proyecto integrado, mantener el alcance del proyecto dentro de lo establecido, tener una comunicación efectiva siempre y en todos los niveles, ejecutar acciones inmediatas ante cualquier desviación del plan (contingencias que minimicen o anulen los efectos de la desviación), así como documentar las lecciones aprendidas.
En resumen, los desafíos en la administración de proyectos pueden variar de un proyecto a otro. Necesariamente, un desafío presente en un proyecto puede ser que no se comporte de igual manera en otro. Lo importante de rescatar es que administradores de proyectos consultados de distintos países, que conviven día a día con este quehacer, resaltan la importancia de que el manejo de los equipos de trabajo, la comunicación, la identificación y la colaboración entre ellos, son retos a tener muy presentes al administrar un proyecto. Es de gran valor para el proyecto si el administrador logra manejar con una buena aplicación de liderazgo a su equipo de proyecto, los hace partícipe del mismo, los involucra en la toma de decisiones y les valora su esfuerzo, les reconoce esa “milla extra” que en muchas ocasiones se necesita para completar un proyecto, sea cual sea el ámbito de éste. Las lecciones aprendidas que se analizan al finalizar cadaproyecto, son sin duda alguna una fuente de información para que en futuros proyectos se aprovechen las buenas prácticas implementadas, y se tomen en cuenta los errores cometidos para corregirlos y no volverlos a cometer.
Bibliografía y referencias:
Baca, G. (2006). Formulación y evaluación de proyectos informáticos. México: McGraw- Hill.
Chamoun,Y. (2002). Administración profesional de proyectos: La Guía. México: McGraw- Hill.
Edwards, I. E. (2003). Las Pirámides de Egipto. España: Crítica.
Gray, C., & Larson, E. (2009). Administración de Proyectos (Vol. 4). México: McGraw- Hill.
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Jones, C. (2007). Estimación de costos y administración de proyectos de software: Dando realismo a la estimación. México: McGraw-Hill.
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